2. DEPO KAVRAMI VE UNSURLARI

Giriş

Günümüzde depo kavramı işletmeler için stratejik bir önem kazanmıştır. 1990’lı yıllardan önce işletmeler stokta ürünleri tutmak için ihtiyaçtan fazla üreterek uzun süreler ürünlerini depolarda saklamaktaydı. Ancak günümüzde gelişen teknoloji ile birlikte değişen müşteri talepleri ürünlerin yaşam eğrilerini kısaltırken depolama sürelerinin de kısalmasına neden olmuştur. 1990’lı yıllarda tam zamanında üretim, stratejik ortaklık ve tedarik zinciri kavramlarının gelişmesiyle birlikte depo yönetiminde amaç, çevrim sürelerini kısaltmak, maliyetleri azaltmak, stok seviyelerini azaltmak ve aynı zamanda müşteri memnuniyetini arttırmak üzerine yoğunlaşmıştır. Depo yöneticilerin bu çelişen amaçları gerçekleştirebilmek için depo içerisindeki karar aşamalarını dikkatle ele alarak gerekli analiz ve değerlendirmeler sonucunda işletmelerin uzun vadede karlılığını sağlayacak olan kararların alınmasını sağlaması gerekmektedir. Genel olarak depo yönetimindeki karar süreçlerini stratejik, taktiksel ve operasyonel olarak üç ana grupta incelemek mümkündür. Stratejik karar süreçleri depo yönetiminin temel yapısıyla ilgili kararları kapsayan ve sonuçları işletmeyi uzun vadede etkileyen kararlardır. Bu karar sürecinde yer alan kararların sonradan değiştirilmesi işletmelerde yüksek maliyet oluşumuna ve zaman kaybına neden olacağı için karar vericilerin bu süreçte yer alan kararların öncesinde daha detaylı incelemeler yaparak bir sonuca ulaşmaları önemlidir. Taktiksel karar sürecinde yer alan kararlar ise işletmelerin orta vadedeki faaliyetlerini etkileyen kararladır. Bu tür kararlar stratejik aşamada alınan kararların doğruluğundan etkilenmektedir. Operasyonel karar süreci ise depolama faaliyetlerinin müşteri taleplerini zamanında ve doğru bir şekilde karşılamak üzere düzenlenmesi ile ilgili kararları kapsamaktadır. Bu aşamada alınan kararların müşteri memnuniyeti üzerinde direkt etkisi olması nedeniyle müşteri memnuniyetini sağlayacak doğrultuda düzenlenmesi önemlidir.

2.1. Depo Kavramı

Günlük hayatımızda farklı türlerden ürünlere ihtiyaç duyarız ve ihtiyacımız olan bu ürünleri zaman zaman büyük miktarda satın alarak evimizde saklarız. Firmaların da üretimlerini ve faaliyetlerini sürdürebilmeleri için insanlar gibi birden fazla farklı çeşitte ürünleri ihtiyacı olmaktadır. İşletmelerde faaliyetlerin kesintiye uğramadan gerçekleştirilebilmesi için bu ürünlerin veya malzemelerin işletmelerde her zaman hali hazır halde bulunması gerekmektedir. Ancak bazı hammadde veya yarı-mamuller sadece bazı mevsimlerde bulunabilmektedir. Bu sebeple firmaların yıl boyunca üretimlerine devam edebilmeleri için bu hammadde veya yarı-mamulleri önceden ellerinde bulundurmaları gerekmektedir. Örneğin bir şeker fabrikası düşünüldüğünde üretimine devam edebilmesi için ana üretim hammaddesi olan şeker pancarına her zaman ihtiyacı olacaktır. Eğer elinde şeker pancarı olmazsa üretimine devam edemeyecektir. Ancak bilindiği üzere şeker pancarı sadece yılın belirli bir döneminde yetişen bir bitkidir. Bu sebeple şeker üreticisi firmaların üretimlerini devam ettirebilmeleri için gerekli olacak olan şeker pancarını ilgili dönemlerde tedarik ederek depolamaları gerekmektedir. Aynı şekilde şeker üretimi yapıldıktan sonra nihai ürünlerin müşterilere satışının yapılması ve dağıtımı için de bir miktar süreye ihtiyaç vardır. Bu sebeple ürünlerin son müşterisine ulaşıncaya kadar hammadde halinden, yarı-mamul veya nihai ürün olarak son müşteriye satıldığı güne kadar belirli aşamalarda saklanmasına ihtiyaç duyulmaktadır. Bu ihtiyaçlar depolama kavramının işletmelerde ortaya çıkmasına neden olmuştur. Ürünlerin saklandığı alanlar “depo” ve bu alanların yönetiminden sorumlu kişiler “depo yöneticisi” olarak adlandırılmıştır.

Depolama ürünlerin büyük miktarlarda, uygun koşullarda saklanması ve gerektiğinde hazır halde bulunabilmesi için gerekli olan faaliyetlerin sistematik ve düzenli bir şekilde gerçekleştirilmesidir. Bir diğer tanımla depolama ürünlerin hammadde halinden son tüketiciye ulaşması anına kadar çeşitli aşamalarda büyük miktarlarda saklanması ve korunması sırasında gerçekleştirilen süreçlerine verilen addır. Yukarıdaki Şekil-1 ‘de bir depo örneği verilmiştir.

2.2. DEPOLAMAYA GEREKSİNİM DUYULMASININ NEDENLERİ

İşletmeler çeşitli nedenlerle hammadde, yarı-mamul, mamul ve malzeme halindeki ürünleri depolarında saklayarak stok bulundurmaktadır. İşletmelerin stok bulundurması ve dolayısıyla bu ürünleri saklama üzere depolamaya ihtiyaç duymasının nedenlerinin bazıları aşağıdaki gibidir.

Mevsimsel Üretim: Bazı ürünlerin hammaddelerinin mevsimler ürünlerden oluşması nedeniyle işletmeler sürekli her mevsim bu ürünleri üretebilmek için ilgili hammadde, yarı-mamullerden veya mamul halindeki ürünlerden stok bulundurma ihtiyacı hissetmektedir. Örneğin salça üretiminde kullanılan domates belirli mevsimlerde yetişmektedir. Bu sebeple tüketicilere her mevsim salça sunabilmek amacıyla işletmeler bu ürünlerin üretimini domatesin mevsiminde gerçekleştirerek diğer mevsimlerde de müşteri ihtiyaçlarını karşılayacak miktarda depolamaktadır.

Mevsimsel Talep: Bazı ürünlerin talebi mevsimsel veya dönemsel olarak belirli zamanlarda oldukça artmaktadır. Bu gibi durumlarda üretim kapasitesinin kısıtlı olması halinde talebin yoğun olduğu bu dönemlerde müşteri taleplerini karşılayabilmek için ürün özellikleri depolanmaya uygun ise ürünler önceden üretilerek stokta bulundurulmaktadır. Örneğin, dünya kupası olduğu zaman dünya kupası maçlarının gerçekleştiği ülkede satılacak olan forma, hatıra eşyası vb. ürünlerin ilgili dönemdeki yoğun talebi karşılamak amacıyla önceden üretilmesi ve depolanmasıdır.

Büyük Miktarda Üretim: Seri üretim yapan işletmelerde bir partide üretilen ürün miktarının artması birim başına düşen sabit giderleri azaltacağı için bazı durumlarda firmalar büyük miktarlarda üreterek dönemsel talebin fazlası olan ürünleri depolamaktadır. Ürünleri stokta tutmak ve depolamak her ne kadar bir maliyet yükü olsa da eğer üretim maliyetleri bunu aşıyorsa işletmeler bu ek maliyetlere katlanmayı göze alabilmektedir.

Çabuk Tedarik: Ürünlerin deniz aşırı ülkelerden tedarik edilmesi durumunda tedarik süresinin uzun olması nedeniyle bu tedarik süresi boyunca gerçekleşecek olan müşteri taleplerini karşılamak için işletmelerin stok bulundurması gerekmektedir.

Sürekli Üretim: Sürekli üretim yapan işletmelerin, yarı-mamul veya hammaddede yaşanabilecek kalite problemleri nedeniyle üretim hatlarının durmaması için yarı-mamul, hammadde stoğu bulundurması gerekmektedir.

Fiyat Sabitleme: Ürünün hammadde veya yarı-mamulünün yurt dışından ithal edilmesi durumunda döviz kurundaki dalgalanmalardan negatif bir şekilde etkilenmemek için firmalar büyük miktarlarda ürün satın alarak fiyatı sabitlemek amacıyla stok bulundurmaktadır.

Her ne kadar işletmeler için stok bulundurmak ek bir maliyet olsa da yukarıda açıklanan sebeplerle nedeniyle tamamıyla stoksuz bir şekilde operasyonlarını gerçekleştirmeyi tercih etmezler. Bu sebeple işletmeler için depolama operasyonların sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için stratejik bir öneme sahiptir.

2.3. Depo Yönetimi Karar Aşamaları

Günümüzde depo kavramının işletmeler için stratejik öneminin artmasıyla birlikte depo yönetiminde alınan kararların da önemi ve sayısı artmıştır. Artık depo ile ilgili her bir unsur ayrıntılı olarak değerlendirilerek işletmelere rekabet avantajı kazandıracak şekilde ilgili kararların alınmasına çaba gösterilmektedir. Depo yönetimindeki karar aşamalarından bazıları aşağıdaki gibidir.

1.  Depolamaya ihtiyaç var mı?
2.  Hangi tür depolama tercih edilmeli (özel veya kamu)?
3.  Hangi büyüklükte ve kaç adet depoya ihtiyaç var?
4.  Depolar nerede kurulmalı?
5.  Hangi depo yerleşim düzeni ve dizaynı tercih edilmeli?

Depo yönetiminde karşılaşılan karar aşamalarında başabaş noktaları tespit edilerek işletmelerin depo işlem hacimlerine ve stratejilerine uygun olan kararların uzun vadede işletmelere karlılık sağlayacak şekilde alınmasına özen gösterilmelidir. Toplam maliyetleri azaltırken belirli bir müşteri hizmet seviyesini sağlayacak başabaş noktaları bulunmalıdır. Örneğin depo sayısını arttırmak müşterilere daha kısa sürede ürün teslimatını sağlarken, her bir deponun operasyon maliyeti işletmenin toplam maliyetlerini arttıracağı için bu iki karar arasındaki başabaş noktasının bulunması önemlidir. Depoda alınan kararları etki süreleri ve maliyetleri açısından üç kademede sınıflandırmak mümkündür. Bunlar, stratejik kararlar, taktiksel kararlar ve operasyonel kararlardır.

2.3.1. Stratejik Kararlar

Depo yönetiminde alınan stratejik kararlar, etki süresi en uzun olan ve değiştirilmesi yüksek maliyet gerektiren kararlardır. Aylık, yıllık veya birkaç yıllık planlama dönemleri için alınır. Bu aşamada firma gelecek yıllarda nasıl bir depolama sahip olacağı ile ilgili kararlar almaktadır. Stratejik kararlar depolama faaliyetlerinin temelini oluşturan kararlardır. Bu aşamada alınan kararlar diğer aşamalardaki kararlara zemin hazırlamaktadır. Bu nedenle depo yönetiminde alınacak olan stratejik kararların doğruluğu ve etkinliği başarılı bir depo yönetimi için oldukça önem taşımaktadır.

Bu aşamadaki karardan bazıları;

• Depo yerinin ve kapasitelerinin belirlenmesi,
• Depo sahiplik kararları (depolama faaliyetlerinin dışarıdan mı temin edileceğinin veya firma tarafından mı karşılanacağının kararının verilmesi),
•  Bilgi sistemlerinin tercihi konusunda kararlarının alınması şeklinde sıralanabilir.

Depo yönetiminin temelini oluşturan bu kararlar firmanın gelecekte pazarda yer almak istediği pozisyona göre ve tedarik zinciri stratejisine göre belirlenmelidir. Örneğin, maliyet avantajı stratejisini izleyecek olan bir firma, depo sayısı ve kuruluş yerlerini belirlerken taşıma, depolama maliyetlerini minimum yapacak şekilde stratejik kararlar almalıdır. Ayrıca bu aşamadaki kararlar alınırken gelecek yıllarda karşılaşılabilecek muhtemel belirsizlikler de göz önüne alınarak öncesinde detaylı planlar yapılmalıdır. Depo yönetiminde stratejik kararların hatalı olması ve gelecekte değiştirilmek istenmesi firmada büyük maddi ve zaman kayıplarına neden olacaktır. Örneğin, yanlış yere kurulmuş bir deponun kapatılması ve başka bir lokasyona taşınması oldukça maliyetli ve zaman gerektiren bir değişikliktir.

Depo yönetimindeki stratejik kararlar genellikle işletmenin yönetim kurulunca alınmaktadır. Bu kararların maliyetli ve uzun dönemli etkilerinin olması nedeniyle işletmenin yönetim kurulunun onayından geçmesi önemlidir. Bu aşamada alınan kararların matematiksel yöntemler ve çeşitli sayısal analizler ile desteklenmesi önemlidir.

2.3.2. Taktiksel Kararlar

Taktiksel kararlar, stratejik kararlara kıyasla daha kısa süreli dönemi etkileyen kararlardır. Birkaç aylık dönem, çeyrek yıl gibi süreleri kapsayan kararları içerir. Stratejik aşamada alınan kararlar bu kararların kısıtlarını belirler. Stratejik aşamada alınmış olan kararların yapısı taktiksel kararların hangi koşullar altında alınacağını belirler. Taktiksel kararlar, stratejik kararları desteklemek ve başarıyla uygulanmasını sağlamak amaçlı alınmaktadır.

Bu kararlardan bazıları;

•  Depodan ürünlerin dağıtımının planlaması (hangi taleplerin hangi lokasyondaki üretim veya depolama merkezinden karşılanacağının kararı),
•  Takip edilecek stok politikalarının tercihi,
•  Depo ekipmanlarının ve raf sistemlerinin tercihidir.

Bu aşamada alınan kararlar depo yöneticileri tarafından alınmakta ve depoların orta dönemdeki başarısını etkilemektedir. Stratejik aşamada alınan depolama kararlarının işletmenin rekabet stratejisi ile uyumlu olması ve en az bir yıllık bir gelecek dönem için doğru olması taktiksel kararların da doğruluğunu etkilemektedir.

2.2.3. Operasyonel Kararlar

Stratejik kararlar ile tedarik zinciri yapısı belirlendikten sonra taktiksel kararlar ile de orta ölçekli planlar yapılarak süreçler düzenlenir. Tasarımı ve planlaması tamamlanmış depo yönetiminde son aşama müşteri taleplerini en etkin şekilde karşılamayı sağlayacak kısa dönemli kararların alınmasıdır. Bu aşamada alınan ve amacı müşteri taleplerini en uygun şekilde karşılamak olan bu kararlar operasyonel kararlar olarak adlandırılır. Operasyonel kararlar günlük veya haftalık gibi kısa dönemli kararlardır. Bu aşamada alınan kararlar ile depo içerisindeki kısa dönemli operasyonların en karlı ve etkin şekilde gerçekleştirerek sonucunda da müşteri taleplerini karşılaması sağlanır. Bu aşamada alınan kararlardan bazıları:

•  Siparişin ne zaman hazır olacağının planlanması,
•  Depoda siparişi oluşturan ürünlerin toplanarak siparişin hazırlanması,
•  Siparişin hangi araçlar ile müşteriye ulaştırılacağının kararı,
•  Malzemenin depo içerisindeki yerinin tespiti ve sayım işlemleridir.

Operasyon kararları bir ürünün ile ilgili müşteri siparişinin alınmasından o ürünün müşteriye teslimatına kadar geçen süredeki operasyonları düzenleyen kararlardır. Bu aşamada alınan genellikle kararlar haftalık veya günlük zaman dilimi içerisindeki süreçler ile ilgilidir. Bu nedenle bu aşamada belirsizlik azalmıştır ancak kararların nihai müşteri memnuniyeti üzerindeki etkisi artmıştır. Örneğin, siparişlerin depodan toplanması sırasında yanlış bir toplama listesinin oluşturulması sonucunda müşteri talebi karışlanamaz ve ile ilgili verilmiş olan yanlış bir operasyonel karar sonucunda firmada yetersiz ürün bulunması müşterinin talebini karşılayamamasına neden olur.

Depo yönetiminde alınan stratejik ve taktiksel kararların etkinliği operasyonel kararların da başarısını doğrudan etkilemektedir. Örneğin, stratejik karar aşamasında doğru belirlenmiş bir depo yeri sayesinde operasyonel aşamada yapılacak rotalama kararlarıyla ürünlerin daha az maliyetle daha kısa sürede müşterilere ulaştırılması mümkün olacaktır. Bu nedenle depo yönetiminde alınacak olan kararların her birinin özenle üzerinde çalışılması ve sonuçlarından emin olunmayan kararların alınmaması gerekmektedir.

Depo karar aşamalarında deponun işlem hacmi, depolanacak ürünün özellikleri, işletmenin genel rekabet stratejisi ve deponun hizmet vereceği pazarların özellikleri önemle dikkate alınması gereken kriterlerdir.

Bölüm  Özeti

Depo kavramı günümüzde işletmeler için stratejik bir rol üstlenmiştir. Depo yönetiminde alınacak olan kararların işletmelerin stratejik başarısı için önemi büyüktür. Bu nedenle depo yönetiminde çelişen amaçlara sahip karar aşamalarında başa baş noktaları belirlenerek kararların alınması önemlidir. Depo yönetimindeki karar aşamalarını etki süreleri ve maliyetleri açısından stratejik, taktiksel ve operasyonel olarak üçe ayırmak mümkündür. Bu sayede depo yöneticileri depoda alınan kararları, etki sürelerine ve özelliklerine göre değerlendirerek işletmeler için daha doğru karar verici rolünü üstlenebilmektedir.